Chi phí mở quán cafe là điều mà bất kỳ ai ấp ủ giấc mơ kinh doanh cũng cần cân nhắc kỹ ngay từ đầu. Giữa vô số khoản phải đầu tư, bạn đã biết nên ưu tiên chi phí nào để bắt đầu mở quán cafe hiệu quả chưa? Hãy cùng Review Quán Cafe khám phá những con số thực tế và lên kế hoạch tài chính vững vàng. Giấc mơ khởi nghiệp sẽ gần hơn khi bạn chuẩn bị đủ đầy từ hôm nay.
Các khoản chi phí mở quán cafe bạn cần nắm rõ
Trước khi bắt đầu kinh doanh, việc xác định rõ từng khoản chi sẽ giúp bạn kiểm soát tài chính hiệu quả hơn. Review Quán Cafe sẽ cùng bạn điểm qua các hạng mục quan trọng cần được dự toán chi tiết để lập kế hoạch đầu tư bài bản ngay từ đầu.
Chi phí thuê mặt bằng kinh doanh
Chi phí thuê mặt bằng là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến ngân sách khi mở quán cafe. Khu vực trung tâm thường có giá cao nhưng lại thu hút nhiều khách tiềm năng. Bạn nên cân nhắc kỹ giữa chi phí đầu tư và lợi ích lâu dài để chọn được địa điểm kinh doanh phù hợp nhất.
Ngoài tiền thuê hàng tháng, bạn cần chuẩn bị thêm các khoản như đặt cọc, sửa chữa, trang trí lại mặt bằng. Để tránh rủi ro, hãy thương lượng hợp đồng thật rõ ràng, bao gồm điều khoản bảo vệ quyền lợi nếu bị lấy lại mặt bằng sớm. Đây là phần không thể xem nhẹ trong chi phí mở quán cafe.
Chi phí thiết kế và thi công quán cafe
Thiết kế không gian là yếu tố giúp quán bạn tạo được dấu ấn riêng. Chi phí mở quán cafe ở hạng mục này có thể linh hoạt tùy quy mô và phong cách thiết kế bạn lựa chọn.
Bạn có thể thuê đơn vị chuyên nghiệp để thiết kế đồng bộ hoặc tự decor để tiết kiệm chi phí. Dù theo cách nào, cũng cần đảm bảo thẩm mỹ và phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu.
Chi phí trang bị cơ sở vật chất
Một phần quan trọng trong chi phí mở quán cafe là đầu tư vào cơ sở vật chất ban đầu. Những vật dụng, thiết bị này không chỉ phục vụ vận hành quán mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, tạo sự thoải mái và tiện nghi khi ghé quán.
- Bàn ghế: Phù hợp phong cách quán, mang lại cảm giác thoải mái cho khách.
- Máy pha cafe: Thiết bị cốt lõi tạo nên chất lượng đồ uống.
- Quầy pha chế: Bố trí khoa học giúp nhân viên làm việc hiệu quả.
- Hệ thống làm mát – chiếu sáng: Tạo không khí dễ chịu và nổi bật không gian.
- Ly, tách, cốc thủy tinh: Đóng vai trò trong việc nâng tầm hình ảnh đồ uống.
Trang bị cơ sở vật chất đầy đủ, đồng bộ sẽ giúp quán cafe hoạt động mượt mà ngay từ đầu. Đây là bước không thể thiếu nếu bạn muốn tối ưu chi phí mở quán cafe và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Mua sắm nguyên vật liệu
Việc mua nguyên vật liệu cần được lập kế hoạch cụ thể ngay từ đầu. Đây là phần không thể thiếu trong chi phí mở quán cafe, đảm bảo cho hoạt động pha chế ổn định và duy trì chất lượng đồ uống đồng đều mỗi ngày.
- Cafe hạt, bột: Là nguyên liệu chính cần đảm bảo hương vị và chất lượng.
- Trà, sữa, syrup: Phục vụ đa dạng món thức uống phù hợp với nhiều đối tượng.
- Trái cây tươi: Dành cho các món sinh tố, nước ép, cần được bảo quản tốt.
- Đường, kem, đá: Nguyên liệu bổ trợ tiêu thụ hàng ngày với tần suất cao.
- Ly nhựa, ống hút, khăn giấy: Dùng cho dịch vụ mang đi, cần số lượng lớn.
Mua nguyên vật liệu theo định kỳ sẽ giúp bạn quản lý kho hiệu quả hơn. Đừng quên tìm nguồn cung uy tín để tiết kiệm chi phí và ổn định chất lượng đồ uống.
Ứng dụng công nghệ quản lý
Hiện nay, công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ vận hành quán cafe. Từ hệ thống bán hàng đến quản lý kho, các phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Đây là khoản nên cân nhắc trong kế hoạch đầu tư ban đầu.
Các công cụ như POS, phần mềm đặt món online, CRM hay quản lý nhân sự đều giúp công việc trở nên chuyên nghiệp và dễ kiểm soát hơn. Tùy quy mô quán, bạn có thể chọn phần mềm miễn phí hoặc bản trả phí. Chi phí mở quán cafe cần được phân bổ hợp lý cho công nghệ.
Chi phí nhân sự
Khi mở quán cafe, bạn cần có đội ngũ nhân sự phù hợp để vận hành quán trơn tru. Chi phí nhân sự là phần không thể thiếu trong chi phí mở quán cafe, vì liên quan trực tiếp đến chất lượng phục vụ và trải nghiệm khách hàng.
- Quản lý: Giám sát chung, đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ.
- Pha chế: Chịu trách nhiệm chất lượng và tốc độ phục vụ đồ uống.
- Nhân viên phục vụ: Giao tiếp trực tiếp với khách hàng, giữ hình ảnh quán.
- Thu ngân: Quản lý thanh toán, xử lý hóa đơn chính xác.
- Bảo vệ – tạp vụ: Đảm bảo an ninh và môi trường sạch sẽ, thoải mái.
Tùy theo quy mô quán, bạn có thể tính toán số lượng nhân sự phù hợp để vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo hiệu suất vận hành tốt nhất.
Ngân sách marketing
Marketing là bước không thể thiếu để thu hút khách hàng, đặc biệt trong giai đoạn khai trương. Bạn nên dành một phần ngân sách riêng cho hoạt động tiếp thị dù mô hình quán nhỏ hay lớn. Đây là cách giúp quán cafe nhanh chóng tiếp cận thị trường.
Bạn có thể đầu tư quảng cáo Facebook, Google hoặc triển khai các chiến dịch khuyến mãi tại chỗ. Hợp tác với KOLs, phát tờ rơi hoặc chạy chương trình tích điểm, giảm giá cũng là cách làm phổ biến giúp tăng nhận diện thương hiệu hiệu quả.
Lệ phí pháp lý và thủ tục kinh doanh quán cafe
Mỗi quán cafe đều cần có đầy đủ giấy phép kinh doanh trước khi hoạt động. Đây là một phần trong chi phí mở quán cafe mà bạn cần chủ động chuẩn bị từ sớm để không ảnh hưởng đến tiến độ khai trương.
Ngoài giấy phép đăng ký kinh doanh, bạn còn cần các loại giấy tờ như chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, đăng ký biển hiệu quảng cáo… Chi phí thực hiện không quá lớn nhưng mất thời gian, vì vậy cần lên kế hoạch xử lý trước.
Tìm hiểu về bảng dự toán chi phí mở quán cafe
Dưới đây là bảng dự toán chi phí cơ bản để bạn có thể hình dung rõ hơn về số tiền cần chuẩn bị khi bắt đầu mở một quán cafe với quy mô nhỏ đến trung bình (diện tích khoảng 50–100m²). Mức chi có thể chênh lệch tùy theo khu vực, phong cách thiết kế và mô hình kinh doanh bạn chọn.
| Hạng mục chi phí | Mức chi dự kiến (VNĐ) |
| Tiền thuê mặt bằng + tiền cọc (3–6 tháng) | 30.000.000 – 90.000.000 |
| Chi phí đăng ký kinh doanh + giấy phép liên quan | 5.000.000 – 10.000.000 |
| Thiết kế và thi công quán cafe | 120.000.000 – 250.000.000 |
| Mua nguyên vật liệu pha chế ban đầu (3 tháng) | 50.000.000 – 100.000.000 |
| Mua sắm thiết bị, cơ sở vật chất (máy móc, bàn ghế…) | 80.000.000 – 180.000.000 |
| Thuê và trả lương nhân viên (1–2 tháng đầu) | 30.000.000 – 60.000.000 |
| Chi phí marketing ban đầu (online & offline) | 20.000.000 – 40.000.000 |
| Chi phí vận hành & dự phòng rủi ro | 30.000.000 – 50.000.000 |
Mẹo: Để tiết kiệm chi phí mở quán cafe, bạn có thể bắt đầu với mô hình nhỏ, chọn mặt bằng vừa túi tiền ở khu vực dân cư đông. Tận dụng đồ cũ còn tốt như bàn ghế, quầy bar thanh lý và tự decor quán nếu có khả năng. Ngoài ra, nên mua nguyên vật liệu với số lượng vừa đủ, tìm nguồn cung uy tín, giá sỉ để tối ưu ngân sách hiệu quả.
Gợi ý chi phí mở quán cafe cho một số mô hình hiện nay
Hiện nay, chi phí mở quán cafe có sự khác nhau rõ rệt tùy theo diện tích và mô hình kinh doanh. Dưới đây là gợi ý chi phí đầu tư cho một số kiểu quán phổ biến được nhiều người lựa chọn.
Chi phí mở quán cafe tầm trung
Với mô hình quán cafe có diện tích khoảng 100m², tổng chi phí đầu tư ban đầu thường dao động từ 400 – 700 triệu đồng, tùy thuộc vào mặt bằng, thiết kế, thiết bị và phong cách quán. Ưu điểm của mô hình này là không gian rộng rãi, bố trí được nhiều chỗ ngồi, thích hợp với khách làm việc, gặp gỡ hay học tập tại quán.
Chi phí thuê mặt bằng thường rơi vào khoảng 25 – 40 triệu đồng/tháng, chưa bao gồm khoản đặt cọc từ 3–6 tháng. Về phần thiết kế và thi công, nếu thuê trọn gói sẽ dao động trong khoảng 150 – 250 triệu đồng. Muốn tiết kiệm hơn, bạn có thể tự trang trí hoặc thuê thiết kế cơ bản.
Một số hạng mục chi tiết gồm:
- Trang trí, sơn sửa, điện nước: 30 – 40 triệu đồng
- Quầy pha chế, quầy thu ngân: Khoảng 20 triệu đồng
- Máy POS, máy tính tiền: 10 – 20 triệu đồng
- Bàn ghế khách ngồi: 30 – 50 triệu đồng
- Máy pha cafe: 60 – 150 triệu đồng
- Máy xay sinh tố, máy ép: 7 – 20 triệu đồng
- Tủ lạnh, tủ mát: 10 – 18 triệu đồng
- Ly, tách, vật dụng pha chế: 5 – 10 triệu đồng
Nguyên vật liệu ban đầu (cà phê, sữa, trà, trái cây…) nên dự trù từ 15 – 25 triệu đồng. Nhân sự gồm khoảng 4 người (1 quản lý, 1 pha chế, 2 phục vụ), lương dao động 30 – 50 triệu đồng/tháng.
Chi phí marketing cho khai trương và quảng bá ban đầu khoảng 20 – 35 triệu đồng. Cuối cùng, bạn nên dự trù thêm 20 – 30 triệu đồng cho các khoản phát sinh như hỏng hóc, bổ sung thiết bị hoặc thay đổi kế hoạch.
Chi phí mở quán cafe nhỏ
Mô hình quán cafe nhỏ dưới 60m² phù hợp với người có ngân sách hạn chế. Quán nhỏ dễ vận hành, tiết kiệm chi phí, phù hợp mở ở khu dân cư, trường học hoặc khu văn phòng. Tổng chi phí đầu tư dao động từ 100 – 200 triệu đồng, tùy vào mức độ đầu tư và thiết kế.
Chi phí thuê mặt bằng khoảng 10 – 15 triệu đồng/tháng, chi phí thiết kế, thi công nội thất dao động từ 50 – 80 triệu đồng. Quán nhỏ chỉ cần 1–2 nhân viên, nguyên vật liệu nhập theo tuần, giúp kiểm soát dòng tiền linh hoạt. Mô hình này phù hợp để thử sức trước khi mở rộng kinh doanh.
Chi phí mở quán cafe vỉa hè
Mô hình quán cafe vỉa hè (hay còn gọi là cafe cóc) có lợi thế chi phí cực thấp, không cần thuê mặt bằng cố định. Bạn chỉ cần chọn vị trí phù hợp, xin phép chính quyền địa phương. Tổng chi phí đầu tư ban đầu chỉ khoảng 5 – 10 triệu đồng, rất thích hợp với người có vốn nhỏ.
Chi phí chính gồm bàn ghế nhựa đơn giản, ly cốc inox hoặc thủy tinh, dụng cụ pha chế cơ bản, nồi đun nước và thùng chứa đá. Nguyên liệu chủ yếu là cà phê đen, cà phê sữa, phù hợp với khẩu vị phổ thông. Tuy nhiên, cần chú ý đến vấn đề pháp lý và trật tự lòng lề đường khi kinh doanh dạng này.
Chi phí mô hình cafe take away
Cafe take away là lựa chọn linh hoạt, chi phí thấp và dễ tiếp cận nhiều địa điểm. Bạn có thể bán trước cổng trường, công viên hoặc khu văn phòng. Tổng vốn đầu tư chỉ khoảng 3 – 5 triệu đồng, rất phù hợp với người mới khởi nghiệp hoặc muốn thử nghiệm kinh doanh.
Chi phí chủ yếu dành cho việc mua xe đẩy cafe nhỏ gọn, một số dụng cụ pha chế cơ bản, ly nhựa, ly giấy, bình giữ nhiệt và thùng đá. Nguyên liệu gồm cà phê pha sẵn, sữa đặc, đường, đá viên… Mô hình này đi theo hướng take away, vận hành đơn giản, dễ thu hồi vốn nhanh.
Hiểu rõ từng hạng mục trong chi phí mở quán cafe sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc lập kế hoạch và tránh phát sinh không đáng có. Dù bạn chọn mô hình nhỏ, vừa hay xe lưu động, việc chuẩn bị tài chính kỹ lưỡng luôn là bước đầu tiên để thành công. Hãy đồng hành cùng Review Quán Cafe để có thêm kinh nghiệm và kiến thức trước khi bắt đầu hành trình khởi nghiệp của riêng bạn.
